Wynajmujesz innym mieszkania albo zarządzasz najmem? W takim razie zainteresuje Cię omówienie wyzwań i problemów, z którymi można się zetknąć podczas całego procesu wynajmowania mieszkania – od szukania najemcy do zakończenia z nim umowy.

Do tego odcinka Kasia Gorzędowska zaprosiła Grzegorza Krajewskiego, który jest związany z branżą nieruchomości już od 2014 r. Grzegorz to również pomysłodawca oraz współzałożyciel i właściciel marki Freedom Development, która zarządza nieruchomościach na wynajem. 

Grzegorz Krajewski postanowił zebrać swoje doświadczenie zawodowe i razem z Kasią Gorzędowską oraz innymi inwestorami napisał książkę “Współpraca z firmą zarządzającą najmem, czyli wszystko, co powinieneś wiedzieć, zanim powierzysz swoje mieszkanie w zarządzanie”. 

W tym odcinku porozmawiamy m.in. o tym:

– co to jest zarządzanie najmem i na czym polega?
– jakie są problemy i wyzwania związane z najmem?
– jak dobrze weryfikować najemców?
– z jakiego konkretnego narzędzia do weryfikacji ostatnio korzystamy?
– co robimy, jeśli najemca nie płaci?
– jaka jest jedna rzecz, której większość właścicieli mieszkań na wynajem na rynku nie robi, a powinni?
– kiedy warto, a kiedy nie warto współpracować z firmą zarządzającą najmem?
– czym jest zarządzanie z gwarancją czynszu?
– i na co musisz zwracać uwagę, jeśli wynajmujesz mieszkanie?

Do tego przedstawiamy z Grzegorzem wiele przypadków z naszego zarządczego życia! Posłuchaj!

Subskrybuj i słuchaj podcastu w swojej ulubionej aplikacji:

Na czym polega zarządzanie najmem?

Zarządzanie najmem to młoda usługa w branży nieruchomości. Polega ona na zarządzaniu mieszkaniem tak, aby właściciel miał z tego, jak największą korzyść i aby zdjąć z niego obowiązki związane z wynajmem.

  W jakich sytuacjach warto współpracować z zarządcą najmu?

Współpraca z zarządcą najmu jest najlepszym rozwiązaniem, gdy właściciel:

• ma kilka mieszkań i trudno mu znaleźć czas na zarządzanie nimi – od momentu przygotowania mieszkania do najmu aż do czasu, gdy trzeba odebrać klucze od najemcy i przeanalizować kwestię zwrotu kaucji,
• nie jest w pełni dyspozycyjny (mieszka daleko, ma drugą pracę), szczególnie w sezonie wynajmowania mieszkań,
• stawia pierwsze kroki w branży nieruchomości i nie wie, jak zareagować na konkretne sytuacje przy wynajmowaniu lokalu,
• woli czas wolny spędzać z bliskimi lub realizować własne pasje, a nie poświęcać go na obowiązki związane z wynajmem.

Zbędna jest natomiast współpraca z zarządcą najmem, gdy właściciel: 

• ma czas i siły, aby zajmować się mieszkaniem i najemcą, 
• chce się rozwijać w tej branży,
• chce mieć pełną kontrolę nad najmem.

Predyspozycje do zarządzania najmem:

Jeśli zastanawiasz się nad samodzielnym zarządzaniem najmem, to zaletą będzie posiadanie tych cech charakteru i zainteresowań:

• jesteś towarzyski,
• radzisz sobie z rozwiązywaniem nagłych problemów i przygotowaniem się na łagodzenie ewentualnych przyszłych niepowodzeń,
• lubisz, gdy dużo się dzieje,
• majsterkujesz i potrafisz naprawiać elementy, które często się psują w mieszkaniach,
• lubisz dużo jeździć samochodem.

 Czynności cykliczne i jednorazowe zarządcy najmem

Ze względu na to, że zarządzanie najmem jest nowym zawodem, to nie ma jeszcze ustandaryzowanych czynności, które powinien wykonywać zarządca najmem. W związku z tym zakres jego usług może się różnić pomiędzy firmami. 

Jednak można wydzielić czynności, które zarządca powinien oferować:

1. Przygotowanie mieszkania do najmu, czyli sprawdzenie stanu technicznego, zasugerowanie właścicielowi, jakie działania powinien podjąć, zaoferowanie home standingu i zorganizowanie sesji zdjęciowej.
2. Promowanie mieszkania na portalach ogłoszeniowych i na stronie własnej firmy zarządzającej.
3. Prezentacja nieruchomości potencjalnym najemcom,
4. Weryfikacja najemcy.
5. Przygotowanie protokołu zdawczo-odbiorczego.
6. Podpisanie umowy w imieniu właściciela.
7. Wprowadzenie najemcy do mieszkania.
8. Kontakt z najemcą i reagowanie na jego komunikaty.
9. Podpisywanie w imieniu właściciela uchwał zatwierdzających po zebraniach wspólnot mieszkaniowych.
10. Odbiór mieszkania po zakończonym okresie najmu.
11. Sprawdzenie stanu lokalu.
12. Sporządzenie protokołu i na jego podstawie rozliczenie się z kaucji.

 Czego właściciele mieszkań często nie robią, a powinni?

Właściciele powinni jak najlepiej zabezpieczyć się przed ewentualnymi stratami. Dlatego, jeśli masz mieszkanie na wynajem, to dobrze, abyś wdrożył te 2 zasady:

Czynności, których nie wykonuje zarządca najmem

Zarządca najmem nie ma w swoich podstawowych usługach:

• udziału w rocznych zebraniach wspólnot mieszkaniowych, ponieważ decyzje na nich podejmowane, mają marginalny wpływ na rentowność nieruchomości,
• wykonywania remontów, przebudowy mieszkania, zmiany jego wystroju, projektu wnętrz,
• załatwiania spraw urzędowych na prośbę właściciela nieruchomości np. przekształceniem gruntów z użytkowania wieczystego we własność,
• doradztwa podatkowego.

Więcej o usługach, które wykonuje najemca, znajdziesz w rozdziale Zarządzanie, mieszkaniem - z czym to się je, czyli o obowiązkach zarządcy wcześniej wspomnianej książki. W książce przeczytasz także o świadczeniu usług przez zarządcę, takich jak np. zarządzanie z gwarancją czynszu, czyli zagwarantowanie przez zarządcę, że czynsz będzie regularnie wpływał na konto właściciela.

Z jakimi wyzwaniami mierzysz się wynajmując mieszkanie?

Gdy wynajmujesz mieszkanie, to do Twoich zadań należy:

• ustalenie ceny wynajmu, aby przyniosła zysk dla właściciela i była akceptowalna dla najemcy,
• pilnowanie, aby wystawione ogłoszenie o wynajmie mieszkania było cały czas odświeżane i promowane,
• odbieranie telefonów o każdej porze, 
• pokazywanie mieszkania o różnych porach, zazwyczaj przed zaczęciem pracy potencjalnego najemcy lub po jej skończeniu,
• sporządzenie umowy, która zabezpieczy właściciela mieszkania przed stratami,
• pomoc najemcy przy dużych awariach - w standardowych godzinach pracy, jak i w nocy lub w okresie świąt,
• interwencja przy nieodpowiednim zachowaniu najemcy,
• zweryfikowanie potencjalnego najemcy poprzez weryfikację miękką i weryfikację dokumentów,
• windykacja najemcy.

Jak weryfikować i windykować najemcę?

Problemy, z którymi mierzy się właściciel, czy zarządca najmem przy weryfikowaniu i windykowaniu najemcy, można zazwyczaj rozwiązać na kilka sposobów.

Weryfikacja najemcy

Weryfikacja najemcy to jedna z ważniejszych czynności w całym procesie najmu. Istnieją sprawdzone sposoby, które może zastosować, aby sprawdzić, czy najemca jest wypłacalny i odpowiedzialny. Należy do nich weryfikacja miękka i weryfikacja dokumentów.

1. Weryfikacja miękka - to przeprowadzenie rozmowy w celu sprawdzenia charakteru i możliwości finansowych najemcy.

• Warto zapytać o to, gdzie do tej pory mieszkał najemca, dlaczego chce wynająć mieszkanie, czy ma stałą pracę; 
• Należy zweryfikować, czy najemca jest osobą dbającą o czystość, dotrzymującą terminów oraz czy jest on wypłacalny - może o tym świadczyć podanie przez niego adresu miejsca pracy i wpłacenie kaucji w całości, a nie w ratach.

1. Weryfikacja dokumentów - można ją przeprowadzić na dwa sposoby.

• Zweryfikuj źródło dochodu najemcy poprzez wgląd w jego kopię umowy o pracę i zaświadczenie o wysokości zarobków lub poprzez poproszenie go o poręczenie od osoby pracującej.
• Skorzystanie z oprogramowania do weryfikacji - dzięki niemu najemca wgrywa dokumenty do aplikacji, a ona weryfikuje jego zdolność finansową. Takim oprogramowaniem jest m.in. simpl.rent.

Windykacja najemcy

Jeszcze przed umówieniem się z potencjalnym najemcą na oglądanie mieszkania, warto rozpisać procedurę, dzięki której zminimalizujemy ryzyko braku wpłaty czynszu.

W przypadku braku wpłaty przez najemcę warto podjąć konkretne kroki:

1. W pierwszy dzień braku wpłaty wyślij do najemcy SMS i mail z przypomnieniem o uregulowaniu płatności. 
2. Jeśli najemca nie odpowiedział, to na drugi dzień zadzwoń do niego i bez pretensji zapytaj o przyczynę braku wpłaty. Zdarza się, że po prostu płatność nie przeszła albo najemca zapomniał o niej przez niespodziewaną sytuację w życiu. Ustalcie wtedy, że przedłużysz mu termin wpłaty maksymalnie do 3-4 dni roboczych.
3. Kolejny telefon wykonaj już z sugestią, aby w razie problemów finansowych najemca pożyczył pieniądze od bliskiej osoby. W międzyczasie zweryfikuj, czy te problemy są u niego tymczasowe, czy mogą potrwać dłużej.
4. W przypadku, gdy nadal najemca nie reaguje, to zaproponuj mu polubowne rozwiązania - wyprowadzkę do tańszego mieszkania lub powrót do domu rodzinnego.
5. Jeśli wynajmujący nie zgodzi się na Twoje propozycje, to poinformuj go o konsekwencjach, bo może sobie z nich nie zdawać sprawy. Wskaż, że zostanie wpisany do rejestru dłużników, a to mu utrudni podpisanie umowy na telefon albo nieuzyskanie kredytu.
6. Wyślij przedsądowe wezwanie do zapłaty. 
7. Poczekaj na wpłatę zgodnie z terminami, które są narzucone w ustawie o ochronie praw lokatorów i jeżeli takiej wpłaty nie będzie, to wypowiedz umowę i wejdź na ścieżkę sądową.

Podsumowanie 

Zarządzanie najmem to wymagające zajęcie. Jednak zanim zaczniesz wynajmować mieszkanie, to pamiętaj, że warto poświęcić swój czas i pieniądze, po to, żeby zdobyć odpowiednią wiedzę. Niestety, wiele jest osób, które zrażają się do wynajmu, ponieważ podeszli do tematu bez odpowiedniego przygotowania.

_____________________________